Dlaczego HR potrzebuje facylitacji? Case study

Dlaczego HR potrzebuje facylitacji? Case study

zdjęcie pralni z mężczyzną z głową w pralce

Źródło: pixabay, autor: RyanMcGuire

Facylitacja to narzędzie wszechstronne i „wszędobylskie”, które można zastosować w wielu obszarach biznesowych. Jako facylitatorka  zachęcam dziś do spojrzenia na wyzwania działów HR i zapoznania się, w jaki sposób facylitacja może na te wyzwania odpowiedzieć.

Znasz tę historię? Jesteś HR Business Partnerem, masz pod swoją opieką działy, zespoły, managerów…. Dwoisz się i troisz, żeby sprostać oczekiwaniom, dostosować się do zmieniającego się otoczenia biznesowego i stawiasz codziennie czoła nowym wyzwaniom. W tej serii artykułów znajdziesz case study z mojej pracy. Podpowiem Ci i wskażę, jak pracować z zespołem, rozwiązywać konflikty, wprowadzać zmiany i wiele innych.

Przychodzi człowiek do HRu…

Pewnego dnia słyszysz od swojego klienta wewnętrznego: „mam problem w zespole” albo „potrzebujemy szkoleń, zorganizuj nam coś z komunikacji” lub też „zrób nam jakąś ankietę satysfakcji klienta czy coś takiego…”

No dobrze, przepytujesz na tę okoliczność managera. To ważne, bo od niego wypłynęła potrzeba. Jest też zespół i ich też warto zapytać. I tu właśnie masz wybór – albo wejdziesz w „oko cyklonu” albo łagodnie przepłyniesz omijając rafy. Tym, co pomaga poruszać się bezpiecznie, jest zastosowanie facylitacji, czyli poprowadzenie spotkania z pozycji niezależnego moderatora (nie eksperta!) przy użyciu odpowiednich technik. 

Case nr 1 – „mam problem w zespole”

Przystępując do pracy, facylitator najpierw rozmawia ze zleceniodawcą ( w naszym przypadku jest to manager), ponieważ chce poznać aspekty tego problemu i oczekiwania odnośnie rezultatu. Następnie wybiera odpowiedni czas i miejsce na spotkanie z zespołem. Dobiera też odpowiedną technikę prowadzenia spotkania, a jest ich całe mnóstwo! W tym przypadku mógłby pasować ORID, czyli najpierw rozmowa o faktach (Obiektywizm), później Refleksje, następnie Inspiracje (pomysły na rozwiązanie problemu) i Działania. Facylitator zamienia się w słuch i notuje najważniejsze wnioski, po czym przekazuje efekt pracy managerowi. Może też towarzyszyć zespołowi we wdrażaniu działań.

Case nr 2 – „zorganizuj nam szkolenie z komunikacji”

Mój ulubiony problem! Jako specjalista HR wiesz doskonale, że tak rzucone hasło jest pojemne jak stodoła. Manager – niekoniecznie. Podobnie jak w wyżej opisanym przypadku najpierw omawiasz z nim, z czego wynika ta potrzeba, czym objawiają się problemy w komunikacji, co jego zdaniem powinno być treścią szkolenia.

Teraz czas na rozmowę z zespołem – to oni w końcu mają być poddani procesowi uczenia się. Jeśli wyrażą chęć, w spotkaniu może wziąć udział także manager. Znów – wybór miejsca i czasu. Oraz techniki pracy z grupą. Tu mógłby pasować model GROW – G jak goal (z ang. cel), R jak reality (z ang. rzeczywistość), O jak options (z ang. opcje) i W jak will (czyli działania).

I tu może Cię czekać zaskoczenie – po takim warsztacie może się okazać, że żadne szkolenie nie jest potrzebne, a problemy komunikacyjne zostały z Twoją pomocą wyjaśnione. Zdarzało mi się to wielokrotnie.

Case nr 3  – „zrób nam jakąś ankietę satysfakcji klienta wewnętrznego czy coś takiego…”

Tradycyjnie – pytamy managera o powody takiej prośby i oczekiwany efekt.

Może zamiast ankiety wspólne spotkanie? Do Ciebie należy wybór techniki facylitacji –  świetnie nadają się tu tzw. tablice ogłoszeń. Na kartkach flipchartów piszesz pytania – na każdym jedno, np. Co mi się podoba w obsłudze klienta wewn. działu X? Co mi przeszkadza? Jakie rozwiązania bym zasugerował? Dzielisz uczestników na grupy i dajesz im jeden z tematów. Przez 15 minut pracują nad nim, a potem wymieniają się kartkami i dopisują swoje obserwacje. Następnie znów wymiana flipów, tak aby każdy mógł wypowiedzieć się na każdy z tematów. Po tej fazie zapraszasz wszystkich do wspólnej dyskusji, zachęcając dział X, który poprosił o informację zwrotną, do wypowiadania się i komentowania zapisanych informacji. Możesz ich również poprosić o wypełnianie flipchartów ze swojej perspektywy i to następnie porównać z wynikami pracy grup. Efekt  – zamiast drogiego, bezosobowego narzędzia mamy szybkie zebranie informacji w atmosferze dialogu.

Najlepsze narzędzie dla HR? Facylitacja!

Dla HRowców facylitacyjne podejście daje niesamowite możliwości. Zapraszam Cię z całego serca do poznawania ich tajników. To będzie dobry krok, który przyniesie Ci wiele satysfakcji.

Więcej o metodach i sposobie mojej pracy dowiesz się w zakładce Oferta. Zapraszam!