Zdarzało Ci się utknąć na spotkaniu, na dłużącej się dyskusji, z której ostatecznie nic nie wynikało? A może bardzo Ci zależało na tym, żeby wymyślić nowy produkt, usługę lub sposób działania na rynku dla swojej firmy, zespołu czy działu, w którym pracujesz, i utykaliście na tych samych pomysłach, co zawsze? A może chcieliście podjąć wspólną decyzję i dyskusja zakończyła się wielką awanturą, bo każdy przekrzykiwał się i forsował swoje argumenty?

To tylko kilka przykładów sytuacji, w których chcemy dobrze, wychodzi…różnie. Dlatego chcę się dzisiaj podzielić z Tobą, Czytelniczko/Czytelniku, tym, co może w takich przypadkach zadziałać. Zapraszam do zapoznania się  pięcioma powodami na to, dlaczego dobrze jest wiedzieć, czym jest facylitacja.

Ale zacznijmy od definicji:

Facylitacja to sposób na ułatwianie pracy/dyskusji zespołu z uwzględnieniem celu, dostępnego czasu i interakcji między jego członkami. Innymi słowy: facylitacja wykorzystuje siłę grupy, energię zespołową do tego, żeby wypracować określony rezultat  w założonym czasie. Odbywa się to z pomocą facylitatora, który jest neutralny względem tematu (nie musi się na nim znać) i jest specjalistą od zarządzania dyskusją, zna jej struktury, wie, jak ją prowadzić, żeby zespół mógł zrealizować cel.

Dlaczego więc dobrze jest wiedzieć, czym jest facylitacja? Na jakie bolączki może ona odpowiedzieć?

Powód nr 1 – nieefektywność (spotkania, dyskusji, pracy zespołowej)

A jak wiadomo brak efektywności, to strata czasu, strata czasu to strata pieniędzy. Spotkania należą do kategorii działań nazywanych „non value added”, czyli klient za nie nie płaci. To jest koszt, ale możemy go uczynić mniejszym i sprawić, że przyniesie określoną wartość.

Ostatnio prowadziłam spotkanie trzyosobowego zespołu. W 40 minut uczestnicy podsumowali miniony rok w ich obszarze działania, wyznaczyli kluczowe czynniki sukcesu na rok nadchodzący, zaplanowali działania i umówili się na termin ich realizacji. I jeszcze zdążyli podzielić się odczuciami po tak przeprowadzonym spotkaniu i byli pod wrażeniem tego, ile można osiągnąć, przegadać w tak krótkim czasie, o ile jest ktoś, kto taką dyskusją zarządza, prowadzi ją wg określonej struktury i wie, jakie zadać pytania i na co zwrócić uwagę.

Powód nr 2 – „spotkanioza”

Znacie to? 10 spotkań w jednym temacie, bo ktoś czegoś nie wie, zapomniał przygotować, albo nie można było dokończyć dyskusji, bo zabrakło czasu, więc musimy zorganizować kolejne spotkanie… I w ten sposób mnożą się spotkania w firmie, biegamy z jednego na drugie,  i brakuje czasu na realizowanie zadań. To jest właśnie wspomniana „spotkanioza”, jedna z dolegliwości, na którą cierpi wiele firm.

Facylitacja zaczyna się od przygotowania spotkania, od sprawdzenia potrzeb uczestników, niezbędnych zasobów, ułożenia tak spotkania, warsztatu czy dyskusji, żeby to wszystko zmieściło się w założonym czasie. W tej fazie może się okazać, że założony cel jest nierealny, wówczas można go np. przeformułować albo zaproponować inną formę pracy zespołu, tak, żeby efektywnie wykorzystać czas. Tak czy owak ogranicza się ryzyko wielokrotnego dyskutowania o tym samym, a zatem zapobiega się powstawaniu nieszczęsnej „spotkaniozy”

Powód nr 3 – niezaangażowany zespół

Na spotkaniu pada pytanie, ale nikt nie odpowiada? Albo nieliczni mruczą coś pod nosem? Albo odzywa się wciąż ta sama osoba? To może być oznaka tego, że uczestnicy nie widzą sensu dyskutowania. Przyczyn może być wiele: może te dyskusje do niczego nie prowadzą, może myślą, że ich zdanie i tak nie ma znaczenia, i wiele wiele innych. Facylitacja stwarza przestrzeń do współuczestniczenia. Facylitator dba o to, żeby każdy wiedział, co jest celem spotkania (dyskusji czy warsztatu), co się podczas niego wydarzy, jakie obowiązują zasady, umożliwiające wszystkim takie zaangażowanie, jakie jest potrzebne do wypracowania rezultatu. Jeśli widzi, że coś dzieje się w grupie (tak jak w opisanych wyżej przykładach), potrafi to nazwać i tym zarządzić, otaczając zespół wsparciem.

Powód nr 4 – brak motywacji do działania

Kiedy efektem spotkania jest lista działań, potrzebna jest motywacja do ich realizacji. Jeśli działania wypracował szef, a zespół się tylko patrzył, jak szef spisuje je na flipcharcie, to raczej trudno będzie wywołać motywację. Facylitacja zaprasza do współtworzenia, brania współodpowiedzialności, a facylitator (którym w tym przypadku może być także wspomniany wyżej szef!) za pomocą pytań takich jak: Jakie widzicie możliwości? Co możecie zrobić? Co będzie łatwe, a co trudne? Gdzie potrzebujecie wsparcia?  pozwoli zespołowi na samodzielne zdefiniowanie działań, czym automatycznie uruchomi w zespole motywację ich realizowania. 

Powód nr 5 –  „znowu to samo”

Burza mózgów? Brr.. Niektórzy na samą myśl, ze trzeba się spotkać na „burzy mózgów” i „wymóżdżyć” nowy produkt, pomysł na kampanię dla klienta etc. dostają mdłości. Znowu to samo. Znowu Zenon będzie uważał, ze jego pomysły (łudząco do siebie podobne na każdej takiej sesji) są najlepsze, a Basia będzie wszystko krytykować, a szef i tak posłucha tylko Krzyśka, bo on ma zawsze masę pomysłów.  Może znasz takie historie, a może możesz sobie je wyobrazić, i pomyśleć o towarzyszącej im frustracji. Z mojego facylitacyjnego doświadczenia wynika, że większość burz mózgów nie jest dobrze przeprowadzana, że często jest błędnie używana, że zamiast niej warto by było zastosować inną metodę (zresztą narzędzi kreatywnego myślenia jest cała masa!). Zastosowanie facylitacji może uchronić w tym wypadku przed frustracją wynikającą z powtarzania schematu, a, jak Einstein zauważył, obłędem jest powtarzanie w kółko tej samej czynności, oczekując innych rezultatów.

Podsumowując: Facylitacja ułatwia i upraszcza, redukuje straty, zapobiega marnotrawstwu (czasu, zasobów) zachęca do działania, brania współodpowiedzialności. Daje okazję uczestnikom spotkań, dyskusji czy warsztatów do wypowiedzenia się, bycia usłyszanym i wziętym pod uwagę. To z kolei buduje zaangażowanie i motywację do działania. Warto ją znać, warto stosować. Polecam 😊