Niezaangażowani uczestnicy spotkań – sprawdź, jak to zmienić?

Niezaangażowani uczestnicy spotkań – sprawdź, jak to zmienić?

Nie nie ma nic (chyba) bardziej frustrującego niż spotkanie, na którym:

  • panuje cisza lub padają zdawkowe odpowiedzi,
  • albo rozmowa jest nie na temat,
  • uczestnicy bardziej są zainteresowani zawartością telefonów czy skrzynki mailowej
  • zwycięża syndrom myślenia stadnego (dla świętego spokoju uczestnicy idą za pomysłem/opinią/decyzją jednej osoby) i in.

Znacie te zjawiska?

Ale może też znajomo zabrzmi Wam perspektywa uczestnika?

„Dziś spotkanie za spotkaniem, nie mam kiedy siąść do maili”
„Nawet nie wiem, po co to spotkanie i dlaczego mnie zaproszono”
„Znowu ten sam temat, ileż można…”
„Przecież tą sprawę można było załatwić w mailu. Kompletnie stracony czas….”
O problemie angażowania uczestników spotkań  słyszę w wielu organizacjach. Często łączy się z tym bezsilność prowadzącego, czyli sfrustrowana potrzeba wpływu, sprawczości i efektywności. A żeby ominąć rafy zmarnowanego czasu i negatywnego nastawienia, wcale nie trzeba wiele:

Jaki jest mój „przepis” na zaangażowanie uczestników?

Po pierwsze: Dobre przygotowanie, czyli określenie:
◾ celu i rezultatu spotkania,
◾ uczestników i ich roli,
◾ wagi tematu, jaki problem rozwiązuje i jaka będzie z tego korzyść,

I na podstawie zebranych danych odpowiednie zredagowanie zaproszenia na spotkanie, zawierającego powyższe informacje. Taka analiza może również sprawić, że … zrezygnujemy ze spotkania na rzecz np. rozmowy z konkretną osobą lub napisania maila.

Po drugie: Struktura spotkania:
1. wstęp – cel/kontrakt
2. rozwinięcie – praca nad realizacją celu
3. zakończenie – podsumowanie/dalsze kroki.
I trzymanie się jej podczas spotkania.

Po trzecie: Ciekawe, włączające techniki dyskusji (tu zapraszam Was do mojego wcześniejszego artykułu z przykładowymi technikami: )

Po czwarte i BARDZO ważne –  postawa prowadzącego jako lidera spotkania czy tematu. To on prowadzi do celu, dba o rezultat i o stworzenie takiej samej przestrzeni do wypowiedzi każdego z uczestników.

Kiedy prowadzę szkolenia z wykorzystania facylitacji do prowadzenia spotkań, te punkty są jak przestawienie zwrotnicy 🚂. Przyszli facylitatorzy_rki odkrywają, że mają realny wpływ na zaangażowanie uczestników swoich spotkań i że mogą dokonać zmian na lepsze niemal „z marszu”.

Co Ty dziś zmienisz w swoim spotkaniu, żeby angażować uczestników